Come creare documenti accessibili: guida pratica e obblighi di legge
L’accessibilità digitale, ovvero la possibilità per tutti di poter accedere e utilizzare siti web e strumenti informatici è un diritto sancito dall’articolo 9 della Convenzione ONU sui diritti delle persone con disabilità e riconosciuto dalla legislazione nazionale e internazionale.
Accessibilità digitale, un diritto riconosciuto dalla legge
L’Italia è stata una delle prime nazioni a normare il diritto di accessibilità digitale, varando la legge 4/2004 – cosiddetta legge Stanca – che sancisce il diritto di accesso a siti internet e strumenti digitali a tutti i cittadini, in particolare alle persone con disabilità. L’accesso alle informazioni dev’essere garantito anche per ciò che riguarda la documentazione prodotta dai soggetti erogatori, cioè quelli tenuti al rispetto degli obblighi normativi in materia di accessibilità.
Nel 2020 l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID) ha emanato le Linee Guida per l’Accessibilità degli strumenti informatici, le WCAG 2.1.
Queste linee guida, integrate nel 2022, recepiscono la norma tecnica EN 301 549 che le definisce come standard di riferimento in materia di accessibilità.
Le WCAG sono state inizialmente pensate come standard per il web, ma grazie alla norma tecnica, alcuni loro requisiti vengono applicati anche ai contenuti non web, in particolare ai documenti.
L’obbligo di accessibilità dei documenti amministrativi informatici è sancito dall’articolo 23-ter, comma 5 bis del Codice dell’amministrazione digitale, il quale stabilisce che i documenti amministrativi informatici debbano essere fruibili indipendentemente dalla condizione di disabilità personale.
Creare siti web e contenuti accessibili non è solo un obbligo di legge, ma risponde anche ad un principio etico, poiché consente a tutti di poter accedere e comprendere le informazioni.
L’accessibilità di un documento ne migliora la fruizione per tutti
Un sito internet, un applicativo o un documento che rispetti gli standard di accessibilità è un prodotto di qualità più elevata e ciò ne facilita l’utilizzo da parte di tutti.
L’accessibilità di un sito internet o di uno strumento informatico dipende sia dalla sua architettura e di quella dell’applicativo (la sua struttura e il codice), sia dai contenuti presenti al suo interno, che devono poter essere fruibili anche da utenti con diversi tipi di disabilità (motoria, visiva, uditiva, cognitiva).
Pertanto sviluppare un sito web o uno strumento informatico che rispetti i requisiti di accessibilità digitale è un obiettivo comune tanto agli sviluppatori di siti web, quanto di chi si occupa della creazione e dell’inserimento dei contenuti, che possono essere testi, video, documenti.
In questo articolo ci soffermeremo in particolare sui documenti accessibili.
Identikit di un documento accessibile
Quali sono le principali caratteristiche di un documento accessibile?
È un documento ben strutturato e formattato nel rispetto dei requisiti tecnici di accessibilità e può essere letto con l’ausilio delle tecnologie assistive, per esempio i lettori di schermo. Pertanto è maggiormente leggibile e comprensibile da tutti.
Creare documenti accessibili consente quindi di raggiungere un pubblico più vasto e ampliare così la platea di potenziali utenti del prodotto o servizio che si sta sponsorizzando.
Inoltre un documento esportato in formato accessibile, conserva tali caratteristiche nel tempo, e resiste meglio all’evoluzione tecnologica.
È importante quindi considerare l’accessibilità di un documento non come un requisito secondario da giustapporre in un secondo momento, bensì come una caratteristica costitutiva del documento stesso, da considerare già in fase di ideazione e creazione del contenuto da produrre.
Un documento, per essere accessibile, deve essere pensato in forma accessibile (è il principio dell’accessibilità by design), per poi essere realizzato nel rispetto dei requisiti tecnici ed esportato in un formato accessibile.
Per poterlo esportare in un formato accessibile, è necessario lavorare il file sorgente avendo cura di rispettare le caratteristiche che conferiscono una maggior accessibilità al documento stesso.
Cosa non è un documento accessibile?
Non possono definirsi accessibili i documenti che non rispettano i requisiti di accessibilità e non sono quindi fruibili da tutti.
Inoltre non sono accessibili i PDF generati da una scansione di documenti cartacei. L’output della scansione sarà solamente un’immagine che, per sua natura, non è navigabile, consultabile, compilabile o modificabile, quindi non è possibile interagirvi.
Passi da compiere per creare documenti accessibili
Cosa possono fare le aziende per creare documenti accessibili?
Il primo passo da compiere è fare una mappatura dei documenti pubblicati e decidere con quale programma lavorare il file sorgente, ad esempio con un editor di testo o con software di grafica più evoluti.
Per redigere un documento accessibile con un editor di testo, è necessario avere a disposizione un software che consenta la scrittura digitale del documento, ad esempio Word del pacchetto Office oppure Writer di Libre Office.
Secondariamente occorre configurare correttamente la lingua in cui redigere il documento e organizzare i contenuti in una struttura gerarchica, individuando i titoli, i paragrafi, le liste, le tabelle, i link, ecc. in modo tale che i lettori di schermo, detti anche screen readers, possano distinguere strutturalmente un elemento da un altro, cioè indipendentemente dall’aspetto grafico prescelto.
I passi successivi sono impostare le alternative testuali alle eventuali immagini presenti, assicurare un adeguato contrasto tra testo e sfondo, scrivere testi rispettando i criteri di alta leggibilità e comprensibilità.
Infine bisogna esportare il documento in formato accessibile, cioè un formato che meglio incorpori e conservi le caratteristiche di accessibilità inserite nel documento sorgente.
Un altro aspetto fondamentale è investire nella formazione del personale aziendale deputato alla creazione di contenuti accessibili.
Affidarsi a soluzioni automatiche, come gli accessibility overlay, cioè strumenti e tecnologie che mirano ad aumentare l’accessibilità digitale di un sito o di un contenuto utilizzando Javascript per modificare il contenuto front-end di un sito o l’intelligenza artificiale per creare un documento accessibile, oltre a non garantire il raggiungimento degli obiettivi di accessibilità, spesso ne peggiorano il livello di accessibilità.
L’accessibilità di un documento, pertanto, va conseguita manualmente e solo in seguito ad un’opportuna formazione.
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